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昆明卓远财务管理咨询有限公司提醒发票不是万能的

实务中大多数业务人员在报销时,都会对会计在发票上的小心翼翼感到费解,哪怕公司名字写个错别字也会受到会计的刁难,这其实是应该理解的,因为会计往往吃过发票的苦头。一般来说,会计对发票的重视程度已近乎病态,所以本节强调的是:发票不是万能的。
一张出租车发票,在许多人眼里,就代表着税前扣除,就代表着少缴个税。有些公司甚至发动员工“找发票”,凡不能足额找票者,将足额计算其个税;凡可以找票报销者,可以少计算其个税。这是近乎明目张胆的违法。
一张出租车发票只能代表某辆出租车提供了一次运输业务,至于运的是谁?凡可从哪里到哪里?因公还是因私?对企业获得收入是否直接有关?这些影响税前扣除的信息,发票都不能提供。如果企业的核算信息不能证明其支出的真实性、相关性、合理性,则税前扣除就存在风险。
实务中,对于金额相对较小的出租车发票、办公用品发票,只能限额扣除的招待费发票等,可能会基于抓大放小的原因被税务机关忽视,但其不合法性与风险是客观存在的。这就是为什么许多企业害怕税务检查的原因,因为只要想找问题,这些缺乏证明力的发票比比皆是。
【例1】某某公司20x1年12月在风景名胜区召开了一次先进表彰及新产品誓师大会,会计进行财务处理时发现一个不敢报销的费用——与会计人员的景区门票(门票也属于发票)。近10万元的景区门票费能否在会议费中列支?
这类问题往往会令会计人员产生困惑,因为景区门票与游山玩水紧密相连,这到底是因公还是因私呢?和谐公司会计咨询了税务专管员,专管员认为,这是个人旅游消费,只能入福利费,还要代扣个税。坦率地讲,作为征税者,税务人员这样回复是很正常的。
针对本例进行分析,首先应明确第一个问题,单位能否在风景名胜区召开工作会议?这个问题的回答显然是肯定的,因为企业决定在哪里开会是其正常的经营决策,风景名胜与工作会议之间并无矛盾,诸如“庐山会议”“北戴河会议”等耳熟能详的会议,也是与风景区紧密相连的,所以,只要是企业认为会议该在风景区召开,并作出了决定,就可以在风景区召开。
第二个问题,景区门票能否入会议费?从所得税扣除的知识可知,这完全取决于该门票是否是会议的必须支出。如果会议室在风景区大门之内,显然门票就是会议必需的支出,而如果会议室在风景区大门之外,则门票就不是必需的支出,只能是会后的游山玩水,要想税前列支就有风险。
可见,能不能报销门票,不取决于门票本身,而取决于会议室的具体地址,所以,除了发票(门票也是发票的一种)之外,和谐公司还应提供会议相关安排的信息。
一场会议除了门票之外,可能还会涉及:交通费、路桥费、油费、餐饮费、会议室租金、住宿费、资料费、服务费等费用,这些费用如果只有一叠发票,显然也是证据不足的。有的企业将会议整个外包给专业公司,由其出据一张统一的会议费发票,这张发票也不能为会议提供足够的可扣除证据。
正确报销会议费,必须同发票一道提供能够证明会议真实性、相关性、合理的全部证据,这些证据应该由财务室整理备案,以备税务人员检查之需,具体的资料包括:
  1. 公司的会议制度,会议制度说明公司会议决策的依据,制度与具体的会议安排不应有冲突,即必须保证按制度开会;
  2. 会议的安排或计划,内容包括举行会议的目的、方式、内容等;
  3. 会议的结果,包括会议决议、会议纪要、会议成果说明;
  4. 会议的人员,主要指会议签到表;
  5. 会议开支明细,各项开支的明细记录。
这些资料不一定很全,但越丰富扣除的风险越小。当然,就算有以上信息,凡是不必要的开支,比如贵重礼品、个人消费项目等发票,列支于会议费之中也存在风险。
发票不是万能的,企业每一张发票背后,都应该提供足够的证据支持。有些发票自身的证明力很强,比如航空公司的电子客票行程单,上面既有乘坐飞机者的姓名,又有起止地点和时间。但更多的发票是缺乏这些足够证明信息的。这就要求报销时要有起码的配套资料保证,包括:内部签收证据、差旅费报销单、详细费用说明、情况说明、合同、报告等。
这些配套资料对于企业报销成本费用的重要性,并不亚于发票本身。
【例2】某某公司20X1年12月采购一批材料100吨,不含税单价1000元,总金额10万元货款已支付,并收到10万元的发票。入库时实际重量为99吨,会计该如何入账?
现在,会计面临两张数量不一致的原始凭证,发票数量为100吨,入库单数量为99吨,应该以哪个为准呢?
发票是外部凭证,入库单是内部凭证,内部凭证有明确的责任人为其承担责任,所以,这种情况下内部入库单的威权性高于外部发票,会计显然应该以入库单的数量为准。
这样发票与入库单产生了差异,差异要求企业必须对短缺的1吨给出处理决定,其决定的过程包括:调查短缺的原因、与供应方或运输方约定责任的分配,并形成一个内部结论,会计在此结论之上进行处理。
付款时:
借:在途物资                            100 000
应交税费——应交增值税(进项税额)   17 000
贷:银行存款                                 1 17 000
入库时:
借:原材料                          99 000
贷:在途物资                               99 000
【例3】承【例2】公司经调查并确认,短缺的1吨为正常损耗,其金额应并入入库原材料单价。
此时,凭公司关于材料正常损耗认定的文件,会计进行相应的处理:
借:原材料                                  1 000
贷:在途物资                                     1 000
可见,该关于材料正常损耗认定文件的权威性是以上会计处理的重要依据。
【例4】承【例2】公司经调查并与供应方约定,短缺的1吨为对方计量差错,供应方将在下一批销售起运时,再多发1吨补足。
此时,会计没有额外的处理,在途物资科目继续挂1吨在途。进项税金不属于不得抵扣的范围,也不应作转出处理。
如果与供应商约定短缺的1吨对方退款,则应进行增值税发票的红冲,和谐公司向主管税务机关开具红字发票申请单,批准后获得红字发票通知单,据此转出进项,并交由对方开票红冲1吨。
借:应收账款                              1 170
贷:应交税费——应交增值税(进项转出)       170
    在途物资                                 1 000
由例4可见,会计进行处理所依据的,主要是内部的入库单,当入库单数据与发票数据不一致时,必须以入库单为准。当企业要认定损失为正常损失或非正常损失时,必须以企业处理文件为准。
一些企业通过发票规避纳税义务,主要是利用了不少税务人员也有“发票万能”的思想,但这种寄希望于个人的做法并不是持久安全的做法。
【例5】和谐公司是一家房地产开发商,销售一批精装修房,精装修房所用的电视、炉具等物品,因为不能构成房屋实体,故不能列入建安工程费,不能再土地增值税前扣税。为此,和谐公司将精装修全包给装修公司,由装修公司开具全额的建安发票,以此发票入建安工程费,能否在土地增值税前扣税?
对于装修公司来说,装修所用的材料构成其营业税营业额,所以开具全额营业税发票是正确的,但和谐公司能否全部列入建安工程费呢?
如果税务人员不认真分析装修费的构成,就无法发现其中的电视、炉具等物品价值,通过建安发票入账可能蒙混过关;但是,只要税务人员分析其装修合同、方案、造价等资料,就可以发现电视、炉具等问题,此价值不能列入建安工程费,就不能作为土地增值税的扣除项目。
可见,解决发票问题,不等于解决税务问题。而应这样表述;要解决税务问题,必须首先解决发票问题。
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